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EC-GED

Chaque courrier suivi, de la réception à l’archivage.

EC-GED suit chaque courrier de sa réception à son archivage, selon le circuit de votre organisation.

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Fonctionnalités clés

Enregistrement et numérisation

Le bureau d’ordre enregistre chaque courrier reçu, le numérise et lui attribue un numéro continu par exercice.

Imputation selon l’organigramme

Un responsable impute vers le bas de sa hiérarchie, avec instruction et délai. Les droits suivent l’organigramme.

Workflow paramétrable par type de document

Étapes, acteurs, délais, visas et signatures se définissent dans l’outil, sans programmation, pour chaque type de document.

Suivi des délais et relances

Délais calculés en jours ouvrés, alerte avant l’échéance et escalade au supérieur hiérarchique en cas de dépassement.

Courriers départ et notes de service

Rédaction depuis un modèle, visas, signature, numérotation, expédition ou diffusion avec accusés de réception.

Archivage et recherche

Classement selon le plan de classement, durées de conservation, éliminations visées et recherche plein texte.

Comment ça marche

  1. Réception
    Le courrier est enregistré et numérisé par le bureau d’ordre.
  2. Imputation
    Le responsable désigne les entités ou agents qui le traitent.
  3. Traitement
    L’agent rédige la réponse ; les visas se font selon le circuit.
  4. Signature et envoi
    Le document signé reçoit son numéro définitif puis est expédié.
  5. Classement
    Le courrier clos est classé selon le plan de classement.

Sécurité et traçabilité

Cloisonnement par administration

Chaque administration ne voit que ses propres données, utilisateurs et paramètres.

Droits par profil

Six profils internes, dont les droits s’exercent dans le périmètre donné par l’organigramme.

Journal d’activités

Les actions sensibles sont horodatées et rattachées à leur auteur : imputation, visa, signature, consultation d’un courrier confidentiel.

Le cabinet

EC-GED est une solution éditée par EXPERT CONSULTING SARL, cabinet basé à Lomé (Togo).

Le cabinet accompagne les administrations dans la mise en place de l’outil : organigramme, circuits de traitement, types de documents et reprise des courriers en cours.

Découvrir le cabinet

Contact

Adresse

19 Rue Mésusui, Immeuble CEC, Avénou Adjinamoto, Lomé, Togo